Штраф за ранее выплаченную заработную плату. Чем грозит работодателю отказ или ошибка в назначении аванса? Что нам рассказали

Как выплачивается аванс согласно последним корректировкам, внесенным в законодательство, должен знать каждый работодатель на любом предприятии. Из чего складывается сумма аванса? Когда и с какой периодичностью должна происходить выплата зарплаты за 1-ю и 2-ю части месяца? Какую ответственность понесет работодатель за несоблюдение этих сроков? Эти и некоторые другие нюансы по поводу аванса можно узнать из данной статьи.

Когда выдается аванс согласно Трудовому кодексу в 2017 году?

В формулировках Трудового кодекса РФ, применимых к сфере заработной платы, не используется такой термин, как аванс. Вместо него употребляется понятие «заработная плата за первую половину месяца».

Закон «О внесении изменений …» от 03.07.2016 № 272-ФЗ внес некоторые поправки в Трудовой кодекс по выплате аванса. Ч. 6 ст. 136 ТК РФ теперь предписывает выплачивать зарплату персоналу не реже чем 1 раз в полмесяца. Причем точные даты выдачи утверждаются в локальных нормативных актах (ЛНА) предприятия:

• в положении об оплате труда;
• правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• колдоговоре.

Прописать конкретные даты выдачи зарплаты за 1-ю и 2-ю части месяца можно также в одном из пунктов трудового договора.

Главное уточнение данной статьи ТК РФ гласит, что выплачивать заработную плату надлежит не позже 15 дней после окончания месяца, за который она была начислена. Данная редакция статьи вступила в действие с 03.10.2016.

Минтруд в своем письме от 21.09.2016 № 14-1/В-911 предлагает осуществлять выдачу авансовой части зарплаты с 16-го по 30-е (31-е) число текущего месяца, а окончательный расчет за вторую половину — с 1-го по 15-е число следующего месяца.

Сроки выдачи аванса по заработной плате в 2017-2018 годах: новые правила

Новые правила выплаты аванса предписывают не только более четко определять сроки выдачи аванса и заработной платы, но и ужесточать ответственность работодателей за несоблюдение предписаний ТК РФ, о чем подробнее будет написано далее.

Но Трудовой кодекс не дает конкретных разъяснений ни по поводу величины зарплаты за первую половину месяца, ни по поводу способов расчета этих сумм. Руководителям предприятий и бухгалтерам остается опираться на мнение надзорных и контролирующих ведомств РФ, которые в своих письмах действительно более подробно рассматривают данный вопрос. Еще одним дополнительным источником сведений может служить опыт судебной практики в данной сфере применения закона.

Таким образом, правила выплаты аванса на практике могут иметь разнообразную трактовку.

По мнению чиновников, в ЛНА работодателя должны быть указаны конкретные даты выплаты аванса и заработной платы. При этом не допускается определять даты выдачи зарплаты в виде периода — к примеру, со 2 по 6 число месяца или с 24 по 29 число, так как при этом возникает вероятность нарушения периодичности выплаты зарплаты каждые полмесяца, утвержденной ТК РФ. Данное мнение подтверждается письмами Минтруда РФ от 28.11.2013 № 14-2-242 и Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1.

ВАЖНО! Если ЛНА работодателя содержит пункт о выдаче зарплаты 1 раз в месяц, такие документы считаются недействительными, вследствие расхождения с постулатами трудового законодательства.

Можно ли выдать аванс раньше установленного срока?

На вопрос, можно ли выплатить аванс раньше установленного срока, позволяется дать положительный ответ. Ведь в Трудовом кодексе по поводу зарплаты указано минимальное количество выплат: «не реже чем каждые полмесяца». Что подразумевает вероятность производить выплаты чаще, при желании работодателя. То есть заработную плату можно платить и три раза в месяц, и четыре и даже каждый день, если такие сроки предусмотрены политикой компании.

При условии же, когда внутренними ЛНА предприятия установлены выплаты заработной платы два раза в месяц, возникает немного другая ситуация. Выплата раньше установленного срока допустима только в случае, когда назначенная дата выплаты аванса приходится на праздничный или выходной день. Тогда, согласно ТК РФ, расчет с работниками осуществляется в день, предшествующий данному выходному или праздничному дню. То есть если условленная дата выдачи аванса выпадает на субботу, воскресенье или понедельник, являющийся нерабочим праздничным днем, выдача аванса по заработной плате должна происходить накануне нерабочего дня, например в пятницу.

Выплата аванса раньше установленного срока в любых случаях, кроме выпадения на выходной или праздничный день, может нести риски для работодателя, даже если при этом не происходит ухудшения трудовых прав работника. Ведь тогда не соблюдается требование трудового законодательства о выплате заработной платы каждые полмесяца.

Какие риски существуют при выплате аванса раньше срока?

Можно ли выдать аванс раньше срока по просьбе работника? В данной ситуации все зависит от суммы, которую он попросил. В случае, когда запрошенная сумма превышает величину заработной платы, существует риск в плане удержания НДФЛ. Если остаток зарплаты будет маленьким или его вообще не будет, то удерживать НДФЛ будет не с чего. Налоговики могут переквалифицировать такую выплату в договор беспроцентного займа и доначислить НДФЛ по ставке 35% от экономии на процентах, а на работодателя наложить штраф за невыполнение обязательств налогового агента.

Это не говоря уже о риске увольнения сотрудника, который получил оплату за еще не отработанное время. В таком случае вернуть предприятию выплаченные заранее деньги будет практически невозможно. Поэтому аванс по заявлению работника чаще всего выдают в случае запроса незначительной суммы денег.

Для этого работнику необходимо написать заявление на имя руководителя предприятия с указанием причин данной просьбы. Возможно, придется приложить к заявлению подтверждающие документы. Далее выпускается приказ о досрочной выплате аванса, на основании которого бухгалтерия выплачивает этому сотруднику запрошенную сумму.

Рассмотрим порядок расчета суммы аванса к выплате.

Как платить аванс в 2017 году, распространенные способы расчета?

Есть 3 основных способа расчета аванса:

• аванс в фиксированной сумме;
• аванс в размере процентов от оклада;
• величина аванса рассчитывается пропорционально отработанному времени.

Первый случай почти не используется, так как несет в себе большие риски для работодателя. К примеру, если на предприятии закреплено положение о выдаче определенной суммы аванса, работодатель обязан будет выплачивать его даже тем работникам, которые фактически не работали первую половину месяца по причине болезни, отпуска или любой другой. Если в конце месяца заработная плата этого сотрудника получится меньше, чем выданный аванс, бухгалтерии не с чего будет удержать НДФЛ. К тому же, исходя из все той же ст. 136 ТК РФ, а также на основании письма Минздравсоцразвития РФ от 25.02.2009 № 22-2-709, заработная плата за каждую половину месяца должна выдаваться работнику примерно в одинаковых размерах.

Как выдается аванс при использовании последних двух способов расчета, рассмотрим поподробнее.

Предпочтительные методы расчета

Существует 3 распространенных варианта вычисления процента от оклада при определении аванса:

• 50% от оклада. Здесь с первого взгляда все легко и понятно: разделили оклад пополам, и можно не беспокоиться об излишних расчетах. Но возникает иная проблема. В конце месяца работнику выдается окончательный расчет за вычетом 13% НДФЛ от всей суммы зарплаты за отчетный период. В итоге зарплата за вторую часть месяца получается существенно ниже, чем величина аванса. А это противоречит указанию о примерно равных частях заработной платы за каждую половину отработанного месяца.
• 43,5 % от оклада. Такая цифра получается в результате нехитрых вычислений во избежание проблем с НДФЛ. Из ста процентов оклада вычитается тринадцать процентов обязательного налога и делится на два.
• 40 % от оклада. По статистике, большинство предприятий, использующих метод расчета аванса процентом от оклада, округляют 43,5% до 40%. При этом действительно получаются примерно равные величины зарплаты за каждую половину месяца.

При использовании процента от оклада во время вычисления аванса за первую половину месяца также не избежать некоторых сложностей с удержанием НДФЛ, если работник отсутствовал на работе, например болел или был в отпуске. Поэтому наиболее объективным способом определения аванса считается расчет суммы за фактически отработанное время. Такой способ идеально отвечает рекомендациям трудового права. При этом для оптимального вычисления суммы аванса сотрудникам компании ответственный бухгалтер должен знать количество фактически отработанного времени по табелю за первую половину месяца.

Как правильно рассчитывается заработная плата за первую половину месяца?

Новые правила выплаты аванса в 2017 году заставили бухгалтеров задуматься, что именно должно входить в расчетные суммы заработной платы за первую и за вторую половину месяца в текущем периоде и как платить аванс в 2018 году. Письмо Минтруда РФ от 10.08.2017 № 14-1/В-725 дало некоторые разъяснения относительно этого вопроса. По мнению ведомства, при исчислении авансовой части зарплаты следует учитывать:

• Окладную часть либо величину тарифной ставки сотрудника за отработанное в первой половине месяца время.
• Надбавки и премии, подсчет которых никак не зависит от исполнения норм трудовых обязанностей, выполнения месячной нормы рабочего времени и от итоговой оценки результатов деятельности сотрудника за весь месяц. К таким надбавкам можно отнести доплату за ночное и вечернее время, надбавки за профмастерство, за стаж и за совмещение должностей, а также другие надбавки, отвечающие данным условиям.

Также при исчислении аванса не учитываются:

• Выплаты стимулирующего характера (премиальные выплаты), подсчет которых зависит от выполнения ключевых показателей эффективности по итогам заданного периода, то есть по результатам работы за месяц.
• Материальная помощь и социальные выплаты.
• Выплаты компенсационного характера, подсчет которых может быть осуществлен только после окончания месяца или напрямую зависит от выполненной нормы рабочего времени за весь месяц. К таким выплатам относится доплата за выходные и нерабочие праздничные дни, а также за сверхурочную работу.

Также, согласно рассматриваемому письму, если работодатель уменьшает размер заработной платы за первую половину месяца, он таким образом ухудшает трудовые права работника и ущемляет его в сфере труда.

Чем грозит работодателю отказ или ошибка в назначении аванса?

Часть 6 ст. 136 ТК РФ не предполагает отклонения от установленных рамок даже по желанию работников. То есть даже собственноручно написанное заявление сотрудника предприятия о желании получать заработную плату 1 раз в месяц не освобождает работодателя от ответственности. Пункт 6 ст. 5.27 КоАП РФ за такое нарушение предусматривает штраф:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей; это касается руководителей и бухгалтеров;
• для тех, кто осуществляет предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Повторное аналогичное правонарушение регулируется п. 7 этой же статьи КоАП РФ и наказывается уже большими штрафами:

• для должностных лиц — от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификация сроком от одного до трех лет;
• для тех, кто осуществляет предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 10 000 до 30 000 рублей;
• для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей.

Трудовая инспекция при обнаружении подобных правонарушений непреклонна и в отношении штрафов, и в отношении дисквалификации ответственных должностных лиц.

Для ситуации, когда выплата заработной платы раз в месяц регламентируется внутренним локальным нормативным актом предприятия, существует ст. 236 ТК РФ. В этом случае на работодателя налагается материальная ответственность вне зависимости от его вины. Каждому сотруднику, которому не выдали заработную плату согласно нормам трудового законодательства, полагается компенсация размером не меньше 1/150 действующей на данный период ключевой ставки ЦБ РФ. Данный процент считается от не выданных в установленный срок сумм, за каждый новый день отсрочки выплаты, считая от дня, следующего за положенной датой выплаты, и до дня фактического расчета с сотрудником.

Изучим алгоритм исчисления подоходного налога и то, как выплачивают аванс, с учетом НДФЛ.

Как начисляются налоги и взносы с аванса по заработной плате?

Работникам бухгалтерии во время назначения аванса могут прийти в голову резонные вопросы: обязаны ли они удерживать НДФЛ с суммы аванса и должны ли они озаботиться также начислением страховых взносов. Ведь, следуя правилам трудового законодательства, аванс тоже нужно считать заработной платой. На этот счет неоднократно были даны комментарии в письмах Минфина и ФНС.

Как написано в Налоговом кодексе РФ, а именно в п. 2 ст. 223 НК РФ: днем, когда работник фактически получает доход в виде зарплаты, является последняя дата месяца, за который и начислена заработная плата. Соответственно, во время выплаты аванса за первую половину месяца дохода НДФЛ еще не существует. Удерживать НДФЛ с суммы аванса нет нужды. В итоге во время выплаты аванса нет необходимости осуществлять:

• расчет и удержание НДФЛ;
• оплату взносов во внебюджетные фонды;
• начисление взносов на страхование от несчастных случаев.

По вопросу начисления НДФЛ существует один спорный момент. Он касается случаев, когда аванс выплачивается в последний день месяца. В соответствии с определением Верховного суда РФ от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804, если выплата зарплаты приходится на последний день месяца, возникает база для исчисления НДФЛ. В то же время Минфин в своем письме от 23.11.2016 № 03-04-06/69181 считает такой подход некорректным на основании того, что на конец рабочего дня последней даты месяца сотрудники бухгалтерии еще не обладают полной информацией ни о точном количестве отработанного времени за отчетный месяц, ни о суммах премиальных выплат.

***

Как платится аванс в 2017 году — данный вопрос конкретизируется тезисами ТК РФ, где этот термин обозначается как заработная плата за первую половину месяца. Каждому работодателю вменяется в обязанность платить зарплату сотрудникам своей компании не реже чем 2 раза в месяц и не позднее 15 дней от даты истечения периода, за который она выдается. Сумму аванса предпочтительно вычислять, учитывая фактически отработанное время. НДФЛ с аванса удерживать нет необходимости. Несоблюдение сроков выплаты аванса и заработной платы чревато большими штрафами руководителю и ответственному лицу, а также дисквалификацией за повторное нарушение.

Вопрос

СРОЧНО!
Добрый день!
Вправе ли сотрудник организации требовать выплачивать ему зп за первую половину месяца (аванс) в размере равном большему, чем было бы рассчитано пропорционально отработанному времени?
Может ли организация выплатить сотруднику заработную плату заранее за пол месяца, который еще не начался?
Если это не соответствует законодательству, то какие последствия и штрафные санкции могут быть?

Ответ

Возможности оплатить работнику еще не отработанное им время Трудовой Кодекс не дает. Наоборот, из ТК РФ следует, что зарплата — это плата только за уже отработанное время, так как она должна зависеть от количества и качества затраченного труда. Роструд также указывает, что при ее определении следует учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу). Исходя из этого установлены и другие требования ТК РФ. Например, при выплате зарплаты вы обязаны известить работника о ее составных частях, причитающихся ему за тот период, за который зарплата выдается (то есть выдать расчетный листок). А это, очевидно, можно сделать только тогда, когда зарплата выдается за уже отработанное время.

И если вы выплатите работнику деньги заранее, возможны следующие проблемы.

Проблема 1. Вы нарушите правило о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца. Обнаружив это, трудовая инспекция может оштрафовать и директора, и организацию.

Проблема 2. Сотрудник может уволиться, так и не отработав период, за который получил зарплату заранее. И если:

(или) работник не даст согласия на удержание неотработанной зарплаты из выплат, причитающихся ему при увольнении;

(или) этих выплат не хватит, чтобы удержать с него всю сумму неотработанной зарплаты, а добровольно он остаток не вернет, —

вам останется обратиться в суд за взысканием с работника этих денег.

Проблема 3. Есть риск спора с налоговиками о том, в какой момент нужно заплатить в бюджет НДФЛ с зарплаты, выданной за будущие периоды.

По НК РФ на момент выдачи этих денег нет оснований удерживать и перечислять НДФЛ. Ведь налоговый доход у работника в этот момент еще не возник, потому что дата получения дохода в виде зарплаты — последний день месяца, за который она начислена.

Так что удержать и перечислить налог нужно в последний день того отработанного месяца, за который эти деньги станут зарплатой и, соответственно, доходом. Однако по итогам месяца удерживать НДФЛ будет уже не из чего, ведь работнику уже все выдано.

Проблема 4. Есть риск, что налоговики расценят выплату зарплаты за будущие периоды как беспроцентный заем и начислят работнику НДФЛ по ставке 35% с материальной выгоды от экономии на процентах, а вашу организацию оштрафуют за то, что она как налоговый агент не удержала и не перечислила в бюджет этот НДФЛ. Кроме того, начислят пени за просрочку.

С этим, конечно, можно спорить. Аргументы обычно приводят такие:

— договор займа, в котором были бы указаны сумма займа, срок возврата и условие о беспроцентности, не составлялся;

— выплата происходит в рамках не гражданских, а трудовых отношений и у работника возникает перед организацией вовсе не денежное обязательство — вернуть полученные деньги, а иное — отработать их.

Смежные вопросы:

1. 
   Здравствуйте! Сотрудник просит выдать часть зарплаты за июнь раньше положенного срока (15 июля), ссылаясь на семейные обстоятельства. Аванс за июнь он уже получил 25 июня. Возможно ли осуществить это…...
2. 
   Можно ли за дополнительную работу установить конкретную сумму и выплатить ее не в день установленный ПВТР, а в др. день, оговорен. в доп. соглашении. Нужно ли перечислить ндфл в…...
3. 
   Как отразить в отчете 6НДФЛ оплату за аренду автомобиля у физ. лица, который не является сотрудником организации.
   ✒ Расчет 6-НДФЛ представляется по всем физлицам, которым ваша организация выплачивала доходы…...
4. 
   Работница работала по совместительству на 0,5 ставки, теперь ее принимают на полную ставку как основное место работы. Как правильно это оформить? нужно ли ее увольнять?
   ✒ По вопросу о…...