Командировка – это служебная поездка , предпринятая работником в интересах работодателя. На ее осуществление выделяется определенный срок, цель — исполнение отдельного задания.
Если работа связана с постоянным пребыванием в пути или разъездным характером, то такие поездки не считаются командировками согласно статье 166 Трудового кодекса РФ .
Для направления работника в командировку руководитель издает приказ
, который подготавливает отдел кадров. Прежде чем отправить сотрудника в поездку, надо убедиться, что это возможно:
- Нельзя требовать от работника выполнения работ, отсутствующих в трудовом договоре.
- Запрещается командировать беременных женщин.
- Нельзя без письменного согласия отправить родителей-одиночек с детьми до 5 лет, матерей с детьми до 3 лет, сотрудников с детьми-инвалидами.
- Запрещено направлять сотрудника, если он не может ехать по состоянию здоровья.
В случае если отделу кадров надлежит получить согласие человека на командировку, нужно составить уведомление , в котором сотрудник может выразить свое согласие. Уведомление должно быть зарегистрировано в Журнале уведомлений и предложений.
До 2015 года отдел кадров заполнял командировочное удостоверение с приложением служебного задания по установленным формам Т-10 и Т-10а. С 2015 года использование командировочных удостоверений не является обязательным, и бухгалтерия не вправе требовать его наличия.
Организация может по-прежнему использовать унифицированные формы, закрепив это право в локальном нормативном акте.
В случае отказа работодателя от использования унифицированных документов в приказе о направлении необходимо прописать цель приезда . Распоряжение в обязательном порядке регистрируется в журнале приказов по личному составу.
Изменения законодательства 2018 года
Перемены в законодательстве закрепляют упрощение документооборота
, принятое с 2015 года. Командированный по новым правилам может не отчитываться в письменном виде
по своей поездке.
Согласно законодательству, выезды в обособленное подразделение, находящееся в другом административном округе, приравнивается к служебным поездкам .
Наиболее значительные изменения коснулись размера страховых взносов, начисляемых на суточные. Ранее, согласно закону №212-ФЗ , суточные расходы не облагались страховыми взносами во внебюджетные фонды и взносами на травматизм.
На 2018 год зафиксирована определенная сумма , которая не подлежит обложению:
- 700 рублей суточных при поездках по России;
- 2500 рублей за пределами России.
Так как организация внутренним нормативным актом может устанавливать любой размер суточных, то все суммы, превышающие лимит, подлежат налогообложению страховыми сборами, кроме сборов на травматизм.
После оформления приказа командированному сотруднику выдается денежный аванс для осуществления необходимых расходов
. В оплачиваемые служебные расходы входят:
- оплата проезда;
- аренда жилого помещения;
- суточные;
- затраты на служебные цели по поручению руководства;
- прочие сопутствующие затраты.
Оплата издержек на проезд к месту командировки и обратно включает в себя затраты на общественный транспорт до вокзала, аэропорта, передвижения внутри пункта назначения от гостиницы до места работы при условии, что работник предоставит маршрутные квитанции, билеты.
При авиаперелетах сотрудник приносит распечатку электронного билета и посадочный талон. При использовании железнодорожного транспорта в перечень необходимых документов входят билеты, контрольные купоны, также оплачиваются страховые сборы и белье.
Если сотрудник к месту командировки отбывает на личном транспорте, то он должен написать служебную записку, приобщить путевой лист и квитанции с бензоколонок.
Расходы на проезд оплачиваются в полном размере согласно документам, но организация может закрепить ограничения локальным актом, например, установить оплату авиаперелета только в эконом-классе. Если работник вопреки нормативам покупает билет в бизнес-класс, то работодатель вправе отказать компенсировать разницу в стоимости билетов в случае отсутствия объективных причин.
Для подтверждения издержек на наем жилого помещения служащий сохраняет квитанцию, чек или счет-справку, полученные в гостинице. В стоимость входит проживание, дополнительные услуги, оказываемые в гостинице.
Если сотрудник арендует квартиру, то он заключает договор, который послужит доказательством понесенных затрат. Если он не представляет документы, то работодателю разрешено по своему желанию определить размер компенсации.
Суточные – это расходы работника помимо проезда и проживания . Зачастую они служат для компенсации затрат на питание. Внутренними нормативными документами работодатель может самостоятельно регулировать размер суточных в зависимости от занимаемой должности и региона, но не меньше законодательного уровня. Если поездка укладывается в один день, то суточные могут не выплачиваться.
Затраты на служебные цели могут быть любыми . Виды таких затрат не регулируются законодательством и обговариваются внутри организации. В любом случае, человек обязан представить полный пакет документов.
В прочие сопутствующие расходы могут входить:
- сервисный или комиссионный сбор;
- страховой сбор;
- на оформление визы, паспорта;
- за возврат или обмен билетов;
- мобильная связь.
Расчеты заработка за дни поездки
Временной отрезок, проведенный служащим в командировке, считается рабочим , следовательно, кроме компенсации затрат, человеку необходимо начислить заработную плату . В табеле учета рабочего времени дни служебной поездки отмечаются буквой «К» .
По среднему заработку
Расчет может быть произведен по среднему заработку
. Чтобы исчислить средний заработок, нужно учесть все типы выплат, предустановленные системой оплаты труда за предшествующие командировке 12 месяцев.
То есть это будет фактически начисленный заработок со всеми премиями . Сумма начисленной за 12 месяцев заработной платы разделяется на количество рабочих дней в расчетном периоде и умножается на количество рабочих дней поездки.
Пример : командировка длится с 1 по 7 октября 2017 года, рабочих дней – 5. Для расчета надо взять сумму выплат с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года. Ежемесячная заработная плата составляет 11 500 рублей:
- за период с 1 октября 2016 года по 30 июня 2017 года сотруднику начислено 103 500 рублей;
- с 1 по 31 июля сотрудник был в отпуске, отпускные составили 11 607 рублей;
- с 1 августа по 30 сентября он получил 23 000 рублей;
- итого сумма выплат за 12 месяцев составит 138 107 рублей.
Фактически полученная заработная плата:
138 107 – 11 607 = 126 500 руб.
Так как время отпуска в расчет не входит, то средний заработок будет исчислен следующим образом :
126 500 рублей / 225 рабочих дней = 562,22
562,22 * 5 рабочих дней командировки = 2811,11 руб.
В данном примере рассмотрен подсчет командировочных с исключенными днями, которыми послужили дни ежегодного очередного отпуска.
По окладу
Если в организации применяется суммированный учет рабочего времени , то расчет среднего заработка надо делать не по дням, а по часам.
Пример : в организации принята 40-часовая рабочая неделя. Работник находился в командировке 3 рабочих дня в октябре 2017 года, то есть 24 часа. Расчетный период с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года в рабочих днях составляет 247, а в часах — 1973. За это время работнику начислено 138 000 рублей.
138 000 рублей / 1973 часа = 69,94 в час
69,94 * 24 часа = 1678,66 руб.
Бывает, что оплата труда за период командировки по среднему заработку ниже, чем если бы расчет производился исходя из оклада. Ранее руководство могло выбрать способ расчета и склониться в пользу расчета по окладу.
Однако по статье 139 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ №922 законодатель строго указывает, что необходимо рассчитывать командировочные исходя из среднего заработка. За расчет по окладу работодателя привлекут к административной ответственности .
Также разрешено в локальных нормативных документах организации установить выплату разницы до оклада, но оформляться она будет как разница между начисленным средним заработком и окладом.
При неполном годе
Если человек не отработал в организации полных 12 месяцев перед началом командировки , то расчет среднего заработка производится за фактически отработанное рабочее время. Если вернуться к предыдущему примеру, то получится следующее :
- Сотрудник устроился на работу 1 мая 2017 года.
- Количество рабочих дней с 1 мая 2017 года по 30 сентября 2017 года – 106.
Выплачено за период:
11 500 рублей * 5 месяцев = 57 500 руб.
Средний заработок:
57 500 рублей / 106 рабочих дней = 542,45
Оплата труда за период командировки:
542,45 * 5 дней = 2712,26 руб.
Исключенные дни
В период расчета рабочих дней для определения среднего заработка не входят :
- дни отпуска;
- дни больничного листа;
- выходные и праздничные дни;
- время отпуска по уходу за ребенком;
- время простоя по вине работодателя;
- отпуск без сохранения заработной платы;
- время прошлых командировок;
- дополнительные оплачиваемые дни по уходу за детьми-инвалидами.
Соответственно, выплаты за эти периоды не входят в расчет среднего заработка. Расчет среднего заработка без учета вышеперечисленных периодов называется с исключенными днями.
Отдельные условия возмещения
Время командировки для целей выплаты суточных считается по календарным дням
. Дни отбытия и прибытия составляют период расчета.
Время, проведенное в дороге до аэропорта или до вокзала, суммируется к периоду служебной поездки. Человек может не выходить на постоянное место работы в день отбытия или прибытия по договоренности с руководителем.
Если выезд или приезд попадают на выходной день, то для человека он считается рабочим, если это произошло не по его инициативе.
Суточные за эти дни выплачиваются . Что касается среднедневного заработка, то по договоренности с работодателем человек получает дополнительный оплачиваемый выходной либо среднедневной заработок в двойном размере.
Пример : сотрудник выехал из дома 7 октября 2017 года (в субботу), чтобы рано утром в понедельник приступить к выполнению задания. 8 октября он прибыл в гостиницу, значит, два выходных дня провел в пути.
Командировка продлится до 12 октября. Организация должна оплатить средний заработок за 4 рабочих дня и двойной размер за 2 выходных. Среднедневной доход – 562,22 рубля.
562,22 рубля * 4 раб. дня = 2248,88 руб.
562,22 рубля * 2 раб. дня = 1124,44 руб.
1124,44 рубля * 2 = 2248,88 руб.
2248,88 + 2248,88 = 4497,76 рублей общего дохода
Оплата питания командированному сотруднику Положением о командировках не предусмотрена, но работодателю не запрещено отдельно компенсировать питание, если возмещение предусмотрено в коллективном договоре или внутреннем нормативном акте по командировкам. Но в отличие от расходов на проезд, проживание, затраты на питание будут облагаться НДФЛ.
Как оплачивается рабочий день в командировке? Ответ на вопрос — на видео.
НДФЛ также будут облагаться суточные свыше 700 рублей по России и 2500 тысяч за рубежом. Помимо обложения НДФЛ и страховыми взносами, в налоговом учете все командировочные затраты входят в косвенные расходы по налогу на прибыль .
Если сотрудник не может подтвердить расходы документально, однако работодатель их компенсировал, то стоит подумать, включать ли их в расчет налога на прибыль. В большинстве случаев налоговая не принимает к учету сомнительные расходы, хотя встречается судебная практика, когда решение выносилось в пользу работодателя.
При расчете УСН принцип такой же. Командировочные затраты входят в список расходов для целей налогообложения, если они подтверждены документально и экономически целесообразны.
Отдельный нюанс касается ИП, который не имеет сотрудников. Ему нельзя компенсировать затраты на собственные поездки, так как он сам является работодателем.
В бухгалтерском учете командировочные затраты оформляются авансовым отчетом , так как сотрудник выступает как подотчетное лицо, получившее на руки денежные средства.
В авансовом отчете на основании предоставленных документов бухгалтер обязан рассчитать стоимость проезда, проживания, суточные и прочие расходы. Сотрудник должен отдать все документы, написать служебные записки.
Бухгалтер дополнительно прикладывает к авансовому отчету копию приказа о командировке, командировочное удостоверение и служебное задание в случае наличия . Все издержки относятся на соответствующие счета в зависимости от учетной политики компании.
В бухгалтерском учете принимаются все расходы, которые работодатель согласился компенсировать, даже без подтверждающих документов. Впоследствии документально подтвержденные расходы входят в форму №2 Отчета о финансовых результатах в строку «Управленческие расходы», не подтвержденные — в строку «Прочие расходы».
Размер суточных по России и за границей
Законодательство определяет минимальный размер суточных : на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей.
Соответственно, работодатель может регулировать размер суточных только в сторону их повышения . Размер суточных должен быть закреплен в локальном нормативном акте.
Разница по курсу, который мог измениться ко дню прибытия, должна быть компенсирована, если служащему пришлось понести дополнительные расходы во время пребывания за границей. Пока работник совершает путь по территории России, суточные рассчитываются по нормам пребывания в нашей стране, при пересечении границы начисления происходят по зарубежным лимитам.
Особенности оплаты трудового дня в командировке представлены ниже.
Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.
Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.
Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ).
Пример:
Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 -
8 -
14 = 225 фактически отработанных дней.
2. Определяем заработок за расчетный период
В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.
Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ).
Пример:
Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.
3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных
Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.
Пример:
(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.
Доплата до оклада
Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.
Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. НК РФ и письма Минфина и ).
Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.
Командировка в выходные
Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. и ТК РФ).
При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина и ).
Расчет суточных
За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ
Работники предприятий могут покидать пределы своего рабочего места, чтобы выполнить служебное поручение в другом городе или стране. Такого рода работа возможна только по письменному распоряжению руководства и называется служебной командировкой. Порядок оформления командировки закреплен в Трудовом кодексе РФ. Максимальный срок служебной командировки по ТК РФ в 2019 году устанавливает работодатель, исходя из соображений целесообразности, сложности, требуемой эффективности решения производственных задач.
Что такое командировка
Служебной командировкой называют отправку одного или нескольких работников на какое-то время для выполнения производственных задач в другое подразделение. Отправлять в командировку имеет право руководитель предприятия своим распоряжением, на основании которого убывающему выдаются необходимые документы и денежные средства.
Определение понятия служебной командировки дается в статье 166 Трудового кодекса РФ
Кто и по каким критериям устанавливает длительность командировки
Продолжительность служебной командировки может быть такой, какая нужна работодателю для эффективного выполнения производственной задачи.
Во времена СССР порядок отправления работающих в командировки устанавливали распоряжения соответствующих министерств. Существовала Инструкция Минфина, Госкомтруда и ВЦСПС СССР №62 , которая регламентировала действия руководителей предприятий в части распоряжений по такому критерию, как срок командировки. В соответствии с этим документом, директора заводов и организаций имели право устанавливать срок для выполнения задания вне предприятия не более 40 дней, без учета времени в дороге туда и обратно.
Для работников, связанных с монтажными, наладочными и строительными работами срок командировки мог быть продлен до года.
Более длительные командировки утверждались министерствами. Данные правила действовали на территории страны до принятия Постановления РФ от 13.10.2008 №749 . Этим нормативным актом утверждено «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки» . Согласно п.4 «Положения» , решение о длительности командировки принимает глава организации, руководствуясь соображениями производственной и иной надобности, сложностью предстоящей работы и др. Поэтому, максимальный срок нахождения в командировке может быть любым, то есть - неограниченным.
Положения Инструкции №62 работодатель вправе использовать и в настоящее время, если они не противоречат ТК РФ. Поскольку Трудовой Кодекс не регламентирует минимальный и максимальный сроки командировки, работодатель вправе придерживаться п.2 Инструкции, который устанавливает минимальную продолжительность командировки - 24 часа . Если работник выполнил задание и вернулся на основное место работы в тот же день, командировочное удостоверение не оформляется.
День выезда командированного и день прибытия
Днем отъезда в служебную поездку считается дата отхода поезда, вылета самолета, отправления автобуса, такси. Если средство передвижения отправляется до 24.00 включительно дня отъезда, то днем отъезда считают текущие сутки. Если после - наступившие сутки. По такому же правилу определяется день прибытия к месту назначения.
Какие документы и зачем предоставляет командировочный по окончании поездки
Порядок возмещения расходов устанавливается локальными инструкциями или коллективным договором.
Вернувшись из служебной командировки, сотрудник обязан в течение трех дней предоставить:
- командировочное удостоверение, с отметками, удостоверяющими прибытие и отъезд с места, куда он направлялся;
- авансовый отчет;
- чеки и счета, подтверждающие расходы на транспорт, проживание, иные нужды, необходимые для выполнения производственных заданий.
Как оплачивается время командировки
Согласно ст.167 Трудового кодекса РФ, оплата в командировке производится по среднедневному заработку за каждый день отсутствия на рабочем месте. Среднедневной доход рассчитывается за календарный год, предшествующий наступлению времени командировки.
Расчет оплаты за дни командировки
Если работник отработал меньше года, определяется средний заработок за фактически отработанное до момента командировки время, даже если это время составляет несколько дней.
Определив расчетный период, бухгалтер убирает из него те выплаты, которые сотрудник получал, не работая: пособие по нетрудоспособности, отпускные, дни простоя по вине работодателя, отпускные по уходу за ребенком, и др.
Иными словами, для подсчета среднего заработка берется во внимание только доход, полученный за действительно проработанное время.
В результате, чтобы получить среднедневной заработок, выплаты, полученные в расчетном периоде за фактически отработанное время, делят на число отработанных дней расчетного периода.
Умножив полученную величину среднедневного заработка на число дней командировки, определяется заработок командированного в период выполнения служебного поручения вне основного места работы.
Если среднедневной заработок превышает обычный дневной, расчет оплаты командировочных дней ведется по среднедневному.
Если среднедневной заработок ниже, чем обычный дневной, вопрос выплаты по большему значению решается локальным распоряжениям руководства, как правило, в пользу работника.
Расчет суточных
Суточные - это денежные средства, выплачиваемые командированному из соображений достаточности их на удовлетворение им своих потребностей в течение суток. Документального подтверждения того, куда были потрачены суточные, не требуется. В РФ в 2019 году размер суточных для командировок по стране составляет 700 рублей, для зарубежных командировок - 2500 рублей .
Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выплатить работнику суточные за каждый день командировки, включая выходные, праздничные, дни, потраченные на дорогу, время вынужденных задержек в пути.
Если командировка заграничная, суточные выдаются:
- в иностранной валюте по курсу на день выдачи;
- за последний день зарубежной командировки - по внутрироссийскому тарифу - 700 руб.
Последнее правило не является обязательным, но рекомендованным ИФНС, ссылающейся на то, что в последний день командировки работник пересекает границу РФ.
Направляя работника в зарубежную командировку, в числе иных расходов работодатель возмещает:
- расходы на оформление загранпаспорта, визы и др.;
- обязательные консульские сборы;
- сборы за право въезда автомобиля;
- расходы на оформление медицинской страховки;
- иные необходимые платежи и сборы.
Транспортные издержки, проживание . Оплачиваются по факту предоставленных проездных документов, гостиничных счетов, квитанций о комиссионных сборах за провоз багажа, и т.п.
Об особенностях оформления служебных командировок смотрите видеосюжет:
Немного о налогообложении
В командировочные расходы входят траты на дорогу, проживание, суточные. Также работник может совершать иные траты, заранее санкционированные работодателем.
Возмещение расходов производится в порядке, установленном трудовым договором или локальными НПА. При этом, если средняя зарплата облагается подоходным налогом, то командировочные расходы на проезд, проживание, связь, оформление виз, обмен валюты и пр., а также суточные, при соблюдении определенных правил, от НДФЛ освобождаются.
Облагаются налогом неподтвержденные документально командировочные расходы и суточные, если их размер превышает установленный нормативами. Если потерян билет, делается запрос перевозчику, и расходы возмещаются на основании выданной перевозчиком, подтверждающей факт поездки, справки.
Все интересующие вопросы можно задать в комментариях к статье
Существует несколько причин, по которым применяется оплата по среднему заработку. Командировка относится именно к таким. Поездки, связанные с работой, - нередкое дело. Разумеется, защита прав сотрудника, осуществляющего такой вид работ, регламентирована законодательством. И порядок начисления командировочных расходов и суточных устоялся. Работодатель не имеет право его нарушать.
Что такое командировка?
Под командировкой понимают поездку работника на какой-либо определенный срок вне места своей основной работы. Все это с целью выполнения какой-либо выездной работы. Примером может служить командировка в другой город для того, чтобы уговорить нового покупателя или же провести проверку торговой точки. Также командировкой можно считать поездку в другую страну, например для обмена опытом между сотрудниками.
Однако стоит помнить, что если работа первоначально связана с разъездами, то поездки в другие места не могут считаться командировкой. Соответственно, и расчет командировочных здесь не нужен. Также стоит отметить, что направление работника, принятого с оформлением гражданско-правового договора, не будет считаться служебной командировкой.
Командировки: законы, регламентирующие их
Работодателю и работнику, которые связаны с командировками, нужно знать, что основные понятия и правила расчета регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации. К ним относятся:
- Статья 166. Здесь вводится само понятие служебной командировки.
- Статья 167. В данном пункте оговариваются гарантии работника, отправленного в командировку.
- Статья 153. Данная статья регламентирует оплату за работу в выходные и праздничные дни.
Разумеется, есть и иные статьи, которые прямо или косвенно затрагивают многие вопросы, связанные с разъездами. В частности, они отвечают на вопрос: «Как начисляются командировочные и каковы особенности их выплаты?», однако к основным традиционно относят вышеперечисленные.
Кого нельзя отправлять в служебную командировку
Прежде чем понять, как начисляются командировочные, следует понять, кого из сотрудников нельзя отправлять в поездки без их согласия, а кого не стоит направлять даже при письменном соглашении работника.
Отправлять в служебную командировку нельзя беременных женщин и лиц моложе восемнадцати лет. Также существуют свои правила для следующих категорий работников:
- Женщины, имеющие детей до трех лет.
- Одинокие родители, воспитывающие ребенка или детей, которые не достигли пятилетнего возраста.
- Сотрудники, на чьем иждивении находятся дети-инвалиды.
- Работники, имеющие медицинское заключение о том, что они осуществляют уход за членом семьи.
Документы, необходимые для оформления служебной командировки
Для того чтобы законно направить сотрудника в командировку, необходимо правильно оформить документы. К ним можно отнести приказ о направлении в командировку, служебное задание и документы, которые фактически подтверждают пребывание сотрудника в командировке.
Стоит отметить, что служебное задание с 2015 года оформлять не обязательно, законодательством это разрешено. Однако по своему внутреннему порядку оформления документации, работодатель может придерживаться старых правил. Такое ведение целесообразно для крупных организаций. К примеру, такого рода документ может быть составлен руководителем структурного подразделения с указанием необходимости командировки. В дальнейшем данная документация рассматривается вышестоящим руководством.
Приказ о направлении в командировку является неотъемлемой частью документооборота при возникновении выезда по служебным делам. В документации обязательно указываются реквизиты организации, данные сотрудника, цели и сроки командировки. Заполняется приказ по унифицированной форме № Т-9. В случае составления служебного задания этот факт также указывается в приказе.
Документами, которые подтверждают сроки нахождения в командировке, считаются в основном проездные документы, например железнодорожные билеты. В случае если сотрудник перемещается на личном транспорте, составляется служебная записка.
Что делать, если нужно продлить командировку?
Бывают ситуации, когда необходимо увеличение срока нахождения в командировке сотрудника. В этом случае нужно оформить дополнительный пакет документов. К ним относятся:
- Приказ на продление командировки. Заполняется данный документ в произвольной форме. Здесь следует указать причину продления поездки и новую дату окончания.
- Письменное разрешение на продление командировки от лиц, указанных выше.
- Уведомление сотрудника о продлении командировки. Это может осуществляться путем отправки факса с приказом.
- Расчет командировочных и суточных за дополнительный период и перечисление денежных средств.
Выплаты, которые полагаются работнику, находящемуся в командировке
Сотрудник, который был отправлен в служебную командировку, имеет право на несколько видов выплат. К ним можно отнести:
- Суточные.
- Непосредственно оплата командировочных за каждый день, приходящийся на работу в отъезде.
- Возмещение расходов, которые работник понес в связи с командировкой, например суммы за билеты или съем жилья.
Первые шаги бухгалтерии: суточные, командировочные и аванс
После того как приказ о направлении готов, сотруднику должны выдать аванс. В него включаются суточные за весь период командировки, а также предполагаемая сумма расходов. Стоит отметить, что выдача может осуществляться как наличными, так и путем перечисления на карту работника.
Как начисляются командировочные? Их выплачивают в конце месяца вместе с остальной заработной платой. Это обусловлено тем, что расчет данного вида оплаты осуществляется после закрытия месяца, вне зависимости от того, когда работник отчитался.
После того как сотрудник вернулся, бухгалтер проводит перерасчет. Подводятся итоги, выясняется, какие суммы были потрачены. В заключение работнику либо доплачивают недостающую сумму, либо удерживают излишне выданную.
Оплата командировочных. Основная формула
Как начисляются командировочные? Прежде чем начислить сотруднику какие-либо средства, следует их рассчитать. Следует помнить, что производится оплата по среднему заработку. Командировка оплачивается суммами, рассчитанными по формуле. Для расчета берутся следующие показатели:
- Выплаты, которые учитываются для расчета среднего заработка. Полный список можно найти в Положении об особенностях расчета среднего заработка. В большинстве случаев это оклад, персональные надбавки, за вычетом единовременных премий и материальной помощи.
- Количество дней расчетного периода.
- Количество дней командировки.
Для расчета командировочных берутся выплаты, описанные в первом пункте, делятся на количество дней расчетного периода. Данный показатель говорит о том, какую сумму работник получает за один день командировки. Затем данный показатель умножается на общее количество рабочих дней в отъезде.
Количество дней: важный фактор!
Следует обратить внимание, что первым днем командировки считается день, в который производится отправка по билетам. То есть, если самолет вылетает двадцатого числа в десять часов вечера, то расчет этого дня производится в полном объеме.
Правила начисления командировочных также предполагают, что если для проезда к месту отправления требуется время, то оно также должно быть оплачено в полном объеме.
Примером может стать ситуация, в которой работнику необходимо вылетать из аэропорта, находящегося за пределами города. Для того чтобы успеть на самолет, работник должен выехать в 23 часа 30 минут. В этом случае этот день должен также быть оплачен полностью, несмотря на то, что вылет самолета планируется только на следующий день.
Оплата командировочных. Праздники
Следует отметить, что оплата такого плана, как суточные, командировочные в праздники, требует особого уточнения. Так, суточные выплачиваются за каждый день, который человек проводит в командировке. Сюда входят и праздники, и выходные. Несмотря на то, что работник в эти дни не занимался работой.
Оплата же командировочных в выходные может и не осуществляться. Если же сотрудник работал в свой выходной, то оплата производится так же, как и за работу в праздники и выходные вне командировки. То есть за эти дни сотруднику положена двойная оплата или же дополнительный отгул, но уже с одинарной оплатой дня.
Пример расчета командировочных
Для понимания ситуации лучше использовать примеры. Начисление командировочных можно объяснить на типовой ситуации.
Сотрудник предприятия был отправлен в Кострому в служебную командировку с 1 апреля 2017 года по 12 апреля 2017 года. При этом в данный период было восемь рабочих дней, так как в компании установлена пятидневная рабочая неделя, в выходные сотрудник отдыхал.
За расчетный период сотрудник отработал 230 дней, заработав при этом 360 000 рублей.
При таком расчете дневная оплата за командировку Сергеева Д. А. составит 1 565 рублей 22 копейки. То есть за восемь дней работник получит 12 521 рубль 76 копеек командировочных.
Начисление командировочных: проводки
Оплату и начисление командировочных можно отразить следующими проводками:
- Дебет 26 (20, 23, 25) - Кредит 71. Данная проводка отражает принятие командировочных расходов на дату, когда был подан авансовый отчет.
- Дебет 71 - Кредит 50 (51) - описывается процесс выплаты денежных средств по авансовому отчету сотруднику.
- Дебет 26 (20, 23, 25) - Кредит 70. Произведено начисление командировочных работнику.
Что такое суточные? Особенности начисления
Суточные - это суммы, которые направлены на возмещение расходов работника, связанных с проживанием в ином населенном пункте. Их выплата регламентирована законодательством. Выплата осуществляется за каждый день нахождения в командировке, включая и дни в пути.
Сумма суточных определяется каждым работодателем самостоятельно. Для предприятий, чья деятельность осуществляется и за пределами Российской Федерации, целесообразно внести в документы компании и информацию о сумме суточных для зарубежных командировок.
Стоит отметить, что суточные, прописанные для заграничных поездок, начисляются за тот день, когда сотрудник покидает Российскую Федерацию, и за день, когда прибывает обратно. То есть при прибытии в страну в девять утра весь день все равно будет оплачен по сумме суточных для заграничной командировки.
Суточные за командировку длиною в день
Интересная ситуация возникает, если сотрудник вынужден отправиться в командировку длительностью в сутки. В этом случае существует своя особенность оплаты суточных. К примеру, заграничная поездка оплачивается в размере пятидесяти процентов от полной суммы суточных.
В это же время командировка в пределах страны оказывается менее выгодной. Суточные за этот день не начисляются. Однако стоит помнить, что это актуально только тогда, когда день отъезда и прибытия совпадают. Если отъезд был в одиннадцать вечера предыдущего дня, то командировка считается двухдневной.
Как оплатить время командировки работника: из среднего заработка или просто выплатить зарплату? Согласно статье 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, и возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому за время нахождения работника в командировке ему следует выплатить средний заработок . Выплачивая работнику зарплату за время нахождения его в командировке, работодатель нарушает действующее законодательство.
Расчет среднего заработка для командировки
Порядок расчета среднего заработка регламентирован 139 статьей ТК РФ и постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. При любом режиме работы расчет средней зарплаты производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 139 ТК РФ).
Посмотрим, какие действия следует выполнить, чтобы исчислить средний заработок за дни нахождения работника в командировке.
1. Определите количество дней, за которые следует выплатить средний заработок при командировке
Из среднего заработка оплачиваются только те дни работы по графику, установленному в организации, которые работник не смог отработать в связи с отъездом в командировку. Для этого у бухгалтера должен быть табель учета рабочего времени.
2. Определите сумму выплат, произведенных работнику в расчетном периоде
При исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления № 922). То есть в расчет включаются выплаты:
- предусмотренные системой оплаты труда, например, Положением об оплате труда;
- начисленные за работу.
Выплаты, произведенные в расчетном периоде другими работодателями, учитываться не должны. А премии включаются в расчет среднего заработка по правилам пункта 15 Постановления № 922.
3. Определите количество дней, которые следует включить в расчет
Средний заработок, независимо от режима работы сотрудника, рассчитывается исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Постановления № 922). То есть, если работник направлен в командировку в августе 2014 года, то расчетным периодом будет период с 1 августа 2013 г. по 31 июля 2014 г.
Организация может предусмотреть локальными нормативными актами другой период, если это не будет ухудшать положение работников.
Согласно нормам пункта 5 Постановления № 922, при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, если:
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не мог выполнять свою работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
4. Исчислите средний дневной заработок
Для этого сумму выплат, произведенных работодателем в расчетном периоде, разделите на количество рабочих дней, отработанных работником в расчетном периоде.
5. Исчислите средний заработок за дни нахождения работника в командировке
Для этого сумму среднего дневного заработка следует умножить на количество дней, определенных в пункте 1.
Пример расчета среднего заработка
А. А. Кочкина принята на работу в ООО «Вектор» 01.02.2005 года. Оклад — 40 000 рублей. 25 февраля 2006 года она направлена в служебную командировку на 4 дня. В расчетном периоде — 249 рабочих дней. Сотрудница полностью их не отработала из-за болезни (8 рабочих дней в августе расчетного периода) и ежегодного оплачиваемого отпуска (14 рабочих дней в сентябре расчетного периода).
В августе А. А. Кочкиной начислена заработная плата в размере 26 086, 96 руб., а в сентябре — 12 000 рублей.
Определим средний заработок за дни нахождения Кочкиной в командировке.
1. Количество дней, за которые следует выплатить средний заработок, — 4.
2. Определяем суммы выплат:
(40 000 рублей х 10 месяцев) + 26 086, 96 руб. + 12 000 рублей
= 438 086, 96 руб.
3. Определяем количество фактически отработанных дней:
249 — 8 — 14 = 227 дней.
4. Определяем средний дневной заработок:
438 086, 96 / 227 = 1 929,90 руб.
5. Определяем средний заработок за дни нахождения в командировке:
1 929,90 руб. х 4 = 7 719,59 руб.
